L'archivio antiriciclaggio è un obbligo per tutti i professionisti
È sabato sera, sei chiuso in casa e hai voglia di mangiarti una pizza. Al contrario di tutti i tuoi amici e familiari, che durante il lockdown hanno imparato a farsela da soli, a te non resta che ordinarla. Quando la ordini, ti vengono richiesti alcuni dati: nome, cognome, nome sul campanello, indirizzo e numero di telefono. Tutti quei dati, che a uno sguardo superficiale possono sembrare minuzie, all’improvviso diventano dati sensibili. In quanto tali, diventano anche materia d’interesse della normativa antiriciclaggio e privacy.
I soggetti interessati
Tutte le attività professionali, alcune più, alcune meno, ma nessuna esclusa, raccolgono ogni giorno una quantità incredibile di dati. La normativa antiriciclaggio attualmente in vigore impone di identificare i clienti attraverso un processo di “adeguata verifica della clientela”. In poche parole, questo passaggio costringe tutti i professionisti ad archiviare i dati acquisiti per l’identificazione – tra i quali sono fondamentali gli estremi del documento di riconoscimento –in un apposito registro antiriciclaggio.
I dati in questione sono vari. Tra le informazioni che devono essere acquisite, oltre agli estremi del documento di riconoscimento del cliente, c'è anche quella del titolare effettivo e del rapporto o della prestazione professionale, o anche quelle informazioni sullo scopo e sulla natura della prestazione. Per questo la nuova normativa ha aggiunto anche la necessità di mantenere in continuo aggiornamento la raccolta dei dati, che una volta erano solamente relativi al momento in cui nasceva il rapporto con il cliente.
L'Archivio Unico Informatico (AUI)
Tra le normative antiriciclaggio previste dall’art. 37 del Decreto legislativo 231/2007, l'Archivio Unico Informatico (in sigla AUI) per anni è stato lo strumento principale nell’azione prescritta dalle Autorità di Vigilanza per il rispetto degli obblighi di adeguata verifica della clientela degli intermediari finanziari.
Differenza tra il supporto informatico e quello cartaceo
Ogni professionista ha l'obbligo di richiedere i dati per l'identificazione del cliente e di conservarli in appositi archivi antiriciclaggio. Per alcuni tale registro deve essere necessariamente di tipo informatico (“registro unico informatico”); ad altre categorie – per esempio ai dottori commercialisti e ai revisori contabili – viene data invece la possibilità di scelta fra supporto informatico e cartaceo.
Indipendentemente dal supporto utilizzato, il professionista ha a disposizione un mese di tempo (30 giorni) dall'accettazione dell'incarico professionale per aggiornare o redigere l’archivio.
Tra il supporto informatico come l'AUI (Archivio Unico Informatico) e quello cartaceo non c'è sostanzialmente alcuna differenza. A livello normativo, l'AUI ha delle regole più specifiche, e proprio per questo motivo i piccoli professionisti sono più propensi ad utilizzare l'archivio unico cartaceo; in caso di richiesta da parte delle autorità, tuttavia, anche i piccoli professionisti hanno un tempo massimo di 3 giorni per presentare il registro. Va da sé che l'Archivio Unico Informatico, per sua stessa natura, ha il vantaggio di essere immediatamente accessibile nel momento in cui viene fatto un controllo.
E oggi?
Dal 2018 non è più obbligatorio registrare i dati in un Archivio Unico Informatico (AUI). Ai sensi dell’articolo 34, comma 3, del decreto legislativo 21 novembre 2007, n. 231, come modificato dal decreto legislativo 25 maggio 2017, n. 90, mentre in passato gli intermediari erano tenuti a registrare i dati in un archivio dedicato (l’AUI), oggi possono conservarli con qualsiasi sistema che rispetti alcuni requisiti (es. accessibilità e integrità dei dati, mantenimento della loro storicità). Questa impostazione, che offre maggiore possibilità di scelta e margini di riduzione dei costi per gli intermediari nell’adempimento degli obblighi antiriciclaggio, viene coniugata con l’obiettivo di permettere alle Autorità di vigilanza e alla UIF di ricostruire agevolmente l’operatività dei soggetti vigilati.
Indipendentemente da come lo si voglia chiamare, il registro antiriciclaggio è un obbligo per tutti i professionisti. Per questo è cosa buona e giusta affidarsi ai consulenti esperti. Attraverso la presenza costante e il monitoraggio delle attività, il professionista ha la tranquillità che tutti i punti della normativa siano presidiati e che la conformità sia mantenuta nel corso del tempo.