E-mail aziendali VS e-mail nominative: qual รจ la differenza [Privacy]
- Riccardo Ajassa
- 17 giu 2022
- Tempo di lettura: 3 min
Se gli indirizzi email generici non sono coperti dalla normativa privacy, lo stesso non si puรฒ dire per gli indirizzi email aziendali nominativi. Ma per cosa si differenziano?
Ci sono molti modi per fornire a un dipendente un indirizzo e-mail aziendale. Non esiste un modo piรน corretto di un altro, ma sia che si tratti di un indirizzo generico o di un indirizzo nominativo รจ necessario prestare alcune attenzioni.
E-mail aziendali ed e-mail nominative: un primo confronto
Quando si parla di indirizzi e-mail aziendali dati in gestione a uno o piรน dipendenti, di solito si fa riferimento agli indirizzi generici (info@azienda.it). ร una prassi fuorviante, dal momento che ormai sempre piรน spesso vengono forniti ai dipendenti delle e-mail nominative contenenti il nome e il cognome del dipendente (o anche solo il cognome o lโiniziale del nome e il cognome o altre combinazioni).
Per questo motivo รจ necessario dare sin da subito una distinzione tra le due tipologie di indirizzi e-mail (anche se sembra molto semplice, nella realtร delle cose generano diversi obblighi in capo al titolare).
E-mail aziendali ed e-mail nominative: e-mail aziendale generica
Lโe-mail aziendale generica (solitamente info, amministrazione, etc) non crea grossi problemi per il datore di lavoro, in quanto non contiene (almeno in teoria) informazioni che possano ricondurre a una persona specifica. Per questo motivo le accortezze da adottare sono ridotte.
E-mail aziendali ed e-mail nominative: e-mail nominativa
Nel caso di e-mail nominativa (nome.cognome@, e simili) il titolare del trattamento dovrร adottare una serie di accortezze necessarie a garantire la corretta gestione dei dati. Il motivo รจ di facile intuizione, in quanto questo tipo di e-mail identifica direttamente una persona, la quale, anche se non la si conosce, puรฒ essere facilmente identificata tramite una ricerca online.
E-mail aziendali ed e-mail nominative: le accortezze da adottare
Con riguardo a entrambe le tipologie di e-mail, il titolare del trattamento dovrร istruire gli autorizzati sullโutilizzo dellโemail, in particolare informare che tale indirizzo รจ a uso esclusivamente lavorativo. Questo significa che il dipendente non dovrร utilizzare lโe-mail aziendale per questioni personali.
E-mail aziendali ed e-mail nominative: il divieto di conservazione delle e-mail nominative
Con specifico riguardo allโindirizzo e-mail nominativo, poi, per il titolare del trattamento sorge un trattamento nuovo (che ben puรฒ essere ricompreso nel trattamento dedicato alla gestione del personale) - in particolare per il fatto che lโidentitร dellโinterlocutore verrร resa nota al cliente o ad altri soggetti esterni allโazienda.
Lโobbligo particolare che nasce in capo al titolare รจ quello del divieto di conservazione dellโindirizzo e-mail a seguito della cessazione del rapporto lavorativo con il dipendente. Infatti, con le dimissioni o il licenziamento del dipendente, il titolare dovrร procedere alla cancellazione dellโaccount e-mail. Questo รจ anche confermato dal Garante per la protezione dei dati personali che, nel definire un reclamo, ha ribadito che il diritto alla riservatezza dellโex dipendente comprende anche lโeliminazione immediata dellโaccount email personale.
Chiaramente il datore di lavoro avrร tutte le intenzioni di non perdere e-mail lavorative, che magari contengono dati molto importanti per lโazienda, ma in questo caso il diritto alla privacy del dipendente รจ superiore, quindi lโaccount deve essere eliminato.
Per non perdere le email importanti la soluzione รจ un poโ laboriosa, in quanto bisognerebbe chiedere (prima della cessazione del rapporto lavorativo) al dipendente di inoltrare o scaricare tutte le email prettamente lavorative e quindi consegnarle al titolare.
Questa operazione, se non sono state adottate delle accortezze in precedenza (come un regolamento informatico), puรฒ comportare un dispendio di energie e tempo non indifferente. Per questo la cosa migliore da fare รจ proprio la formazione del dipendente sullโuso dellโaccount email per motivi esclusivamente lavorativi. In tal modo lโoperazione risulterร estremamente semplificata perchรฉ non sarร necessario controllare tutte le email (di magari anni), rischiando di perderne qualcuna.
I punti a cui adempiere sono tanti, non sempre di facile comprensione. Per questo รจ cosa buona e giusta affidarsi ai consulenti esperti. Attraverso la presenza costante e il monitoraggio delle attivitร , il professionista ha la tranquillitร che tutti i punti della normativa siano presidiati e che la conformitร sia mantenuta nel corso del tempo.
