Se gli indirizzi email generici non sono coperti dalla normativa privacy, lo stesso non si può dire per gli indirizzi email aziendali nominativi. Ma per cosa si differenziano?
Ci sono molti modi per fornire a un dipendente un indirizzo e-mail aziendale. Non esiste un modo più corretto di un altro, ma sia che si tratti di un indirizzo generico o di un indirizzo nominativo è necessario prestare alcune attenzioni.
E-mail aziendali ed e-mail nominative: un primo confronto
Quando si parla di indirizzi e-mail aziendali dati in gestione a uno o più dipendenti, di solito si fa riferimento agli indirizzi generici (info@azienda.it). È una prassi fuorviante, dal momento che ormai sempre più spesso vengono forniti ai dipendenti delle e-mail nominative contenenti il nome e il cognome del dipendente (o anche solo il cognome o l’iniziale del nome e il cognome o altre combinazioni).
Per questo motivo è necessario dare sin da subito una distinzione tra le due tipologie di indirizzi e-mail (anche se sembra molto semplice, nella realtà delle cose generano diversi obblighi in capo al titolare).
E-mail aziendali ed e-mail nominative: e-mail aziendale generica
L’e-mail aziendale generica (solitamente info, amministrazione, etc) non crea grossi problemi per il datore di lavoro, in quanto non contiene (almeno in teoria) informazioni che possano ricondurre a una persona specifica. Per questo motivo le accortezze da adottare sono ridotte.
E-mail aziendali ed e-mail nominative: e-mail nominativa
Nel caso di e-mail nominativa (nome.cognome@, e simili) il titolare del trattamento dovrà adottare una serie di accortezze necessarie a garantire la corretta gestione dei dati. Il motivo è di facile intuizione, in quanto questo tipo di e-mail identifica direttamente una persona, la quale, anche se non la si conosce, può essere facilmente identificata tramite una ricerca online.
E-mail aziendali ed e-mail nominative: le accortezze da adottare
Con riguardo a entrambe le tipologie di e-mail, il titolare del trattamento dovrà istruire gli autorizzati sull’utilizzo dell’email, in particolare informare che tale indirizzo è a uso esclusivamente lavorativo. Questo significa che il dipendente non dovrà utilizzare l’e-mail aziendale per questioni personali.
E-mail aziendali ed e-mail nominative: il divieto di conservazione delle e-mail nominative
Con specifico riguardo all’indirizzo e-mail nominativo, poi, per il titolare del trattamento sorge un trattamento nuovo (che ben può essere ricompreso nel trattamento dedicato alla gestione del personale) - in particolare per il fatto che l’identità dell’interlocutore verrà resa nota al cliente o ad altri soggetti esterni all’azienda.
L’obbligo particolare che nasce in capo al titolare è quello del divieto di conservazione dell’indirizzo e-mail a seguito della cessazione del rapporto lavorativo con il dipendente. Infatti, con le dimissioni o il licenziamento del dipendente, il titolare dovrà procedere alla cancellazione dell’account e-mail. Questo è anche confermato dal Garante per la protezione dei dati personali che, nel definire un reclamo, ha ribadito che il diritto alla riservatezza dell’ex dipendente comprende anche l’eliminazione immediata dell’account email personale.
Chiaramente il datore di lavoro avrà tutte le intenzioni di non perdere e-mail lavorative, che magari contengono dati molto importanti per l’azienda, ma in questo caso il diritto alla privacy del dipendente è superiore, quindi l’account deve essere eliminato.
Per non perdere le email importanti la soluzione è un po’ laboriosa, in quanto bisognerebbe chiedere (prima della cessazione del rapporto lavorativo) al dipendente di inoltrare o scaricare tutte le email prettamente lavorative e quindi consegnarle al titolare.
Questa operazione, se non sono state adottate delle accortezze in precedenza (come un regolamento informatico), può comportare un dispendio di energie e tempo non indifferente. Per questo la cosa migliore da fare è proprio la formazione del dipendente sull’uso dell’account email per motivi esclusivamente lavorativi. In tal modo l’operazione risulterà estremamente semplificata perché non sarà necessario controllare tutte le email (di magari anni), rischiando di perderne qualcuna.
I punti a cui adempiere sono tanti, non sempre di facile comprensione. Per questo è cosa buona e giusta affidarsi ai consulenti esperti. Attraverso la presenza costante e il monitoraggio delle attività, il professionista ha la tranquillità che tutti i punti della normativa siano presidiati e che la conformità sia mantenuta nel corso del tempo.