Tutto quello che c'è da sapere sul modello organizzativo 231: le sue caratteristiche, come si compila, la necessità di istituire un Organismo di Vigilanza, i costi e tutti i vantaggi [Modello 231]
Il modello organizzativo 231, anche noto come Modello 231, è uno strumento legislativo introdotto con il d.lgs. 231/2001 che va a regolamentare la responsabilità amministrativa degli Enti.
Quando si parla di “modello” (diciamoci la verità: soprattutto se alla parola “modello” segue anche un’indicazione numerica difficile da ricordare) è facile farsi scoraggiare: la burocrazia nasconde tranelli insidiosi, da cui spesso si preferisce stare alla larga. Ma nel caso del modello organizzativo 231, la paura di perdersi fra i meandri delle scartoffie rischia di lasciare qualsiasi ente (pubblico o privato che sia) allo scoperto quando si tratta di tutela all’interno stesso della società (o della pubblica amministrazione).
Che cos’è il modello organizzativo 231
Il Decreto Legislativo 231 dell’8/06/2001, noto anche come Modello 231, è uno strumento legislativo grazie al quale viene introdotta, per la prima volta nel nostro Paese, la responsabilità penale per alcuni reati commessi da persone giuridiche oppure da persone fisiche che hanno una relazione diretta con un ente collettivo, con lo scopo di procurare un diretto vantaggio o, comunque, di agire nell'interesse del medesimo ente.
Il Modello 231 è un modello di organizzazione e gestione, non è obbligatorio e può essere compilato da tutti, senza limiti di dimensione (non importa che si tratti di grandi, piccole o medie imprese). Viene adottato per permettere alle imprese di essere dispensate dai reati imputati ai singoli dipendenti e, mediante la sua compilazione, la società che lo sottoscrive può chiedere legittimamente l'esclusione o la limitazione della propria responsabilità derivante da uno dei reati menzionati nella norma.
La compilazione di un Modello 231 permette l'applicazione di un sistema di controllo completo ed efficace all'interno della Società, con lo scopo di evitare che si verifichino condotte che rientrano nelle fattispecie di reato descritte dal decreto e, più in generale, di tutelare la medesima Società nell'ipotesi in cui tali comportamenti dovessero verificarsi.
La Società dovrà quindi seguire i seguenti passi per non incorrere in sanzioni:
adottare in modo efficace dei modelli di organizzazione di tipo 231, conformi al d.lgs. 231/2001;
controllare che tali modelli siano applicati in modo rigoroso. Questo compito viene affidato ad un organismo autonomo detto Organismo di Vigilanza.
Il Modello 231 va aggiornato frequentemente in modo che possa risultare sempre valido al fine di evitare che l'impresa incorra in sanzioni pecuniarie oppure interdittive, tutelandosi così anche nel caso in cui i propri dipendenti non dovessero rispettarlo.
Come si costruisce un Modello 231
Per costruire un Modello 231 ad hoc per una società, bisogna partire da un'attenta analisi della realtà aziendale cui esso andrà applicato per poter fronteggiare tutte le esigenze specifiche di un determinato contesto lavorativo.
Per fare ciò bisogno capire in quali reati si potrebbe incorrere, quindi determinare qual è la reale esposizione della società tramite la cosiddetta "mappatura delle aree sensibili". Lo strumento che ci permette di determinare quali sono questi presupposti è l'intervista. I soggetti chiave dell'organigramma societario vengono così interpellati con l'obiettivo di individuare tutte le attività a rischio. Una volta fatto questo, si predispongono delle verifiche per implementare le zone ancora non coperte da uno schema procedurale corretto.
In base al d.lgs. 231/2001 è necessario predisporre un Organismo di Vigilanza che effettui tutti i controlli sopra detti, che valuti l'efficacia del modello con il compito di segnalare eventuali punti deboli e proponendo, di conseguenza, correzioni mirate.
Modello 231: le caratteristiche
Ogni Modello 231 si compone di due parti aventi caratteristiche specifiche:
una parte generale che va a descrivere le caratteristiche dell'ente cui fa riferimento fornendo una visione d'insieme delle sue principali attività e competenze;
una parte speciale che descrive le fattispecie di reati caso-specifiche per l'impresa e fa una mappatura della percentuale di rischio con cui questi possano essere commessi.
A questo si aggiunge l'elenco delle regole comportamentali che vanno a costituire il Codice Etico ed il Sistema Disciplinare dell'ente. All'interno di questo meccanismo opera l'Organismo di Vigilanza per tutelare la Società dall'ipotesi di responsabilità amministrativa.
Possiamo pensare al modello 231 non come ad uno protocollo statico e immobile ma, piuttosto, come uno strumento dinamico ed in continua evoluzione. Esso diventa un mezzo di tutela imprescindibile per ogni organizzazione più o meno complessa. Il modello deve inoltre prevedere dei canali che consentano la segnalazione di illeciti e l'applicazione di sanzioni verso chi viola dette norme.
Modello 231: costi e vantaggi
È inevitabile che quando si va a mettere mano all'organizzazione di una Società ci siano dei costi da affrontare o prevedere. Ma piuttosto che pensare ai costi, sarebbe più giusto pensare al Modello 231 come una sorta di investimento a lungo termine, tenendo sempre a mente i vantaggi che ne possono derivare. I costi di realizzazione non saranno superiori a quanto si rischierebbe di pagare se l'impresa dovesse essere sanzionata, aggiungendo poi tutte le spese procedurali. Il fine ultimo del Modello 231 è infatti proprio evitare che la Società incorra in eventuali sanzioni penali, tutelandone così anche l'immagine pubblica.
Un ulteriore vantaggio, che rende il Modello 231 un valore aggiunto, è il beneficio che esso andrà a portare sull'organizzazione aziendale e sul flusso di lavoro. L'applicazione di un siffatto modello organizzativo consenta sia di tenere sotto controllo i rischi societari, sia di implementare le risorse dell'impresa migliorandone l'assetto.
Il Modello 231 non è obbligatorio, ma i rischi per chi non lo compila sono altissimi. Per questo è cosa buona e giusta affidarsi ai consulenti esperti. Attraverso la presenza costante e il monitoraggio delle attività, il professionista ha la tranquillità che tutti i punti siano presidiati e che la conformità sia mantenuta nel corso del tempo.