Quando bisogna predisporre un audit di gestione? Quali sono le differenze rispetto a tutti gli altri audit? Ma soprattutto: a quali risultati porta?
Un passo indietro: che cos’è un audit di gestione? Gli audit di gestione, essenzialmente, sono procedure di controllo necessarie a valutare se i processi di gestione soddisfano determinati criteri e direttive, in particolare quando si parla di standard che devono essere rispettati.
Con un audit vengono esaminati tutti i processi e, a seguire, vengono valutati gli stessi al fine di rilasciare una relazione finale nella quale evidenziare l’adeguamento allo standard o, in caso contrario, le carenze analizzate.
Audit di gestione: i principi del processo di audit
Di fondamentale importanza per un audit di gestione è la UNI EN ISO 19011:2012, ossia le linee guida per audit di sistemi di gestione. Si tratta di una norma generale valida per qualsiasi tipo di audit (di prima e seconda parte) su sistemi di gestione.
I principi dell’audit contenuti al suo interno sono:
Integrità, ossia il fondamento della professionalità;
Presentazione imparziale, che richiama la necessità dell’obbligo di elaborazione di rapporti accurati e veritieri, altrimenti verrebbe meno qualsiasi valore e funzionalità dell’audit stesso;
Professionalità, ossia la necessaria diligenza e giudizio da parte dell’auditor durante tutto il processo di audit. Anche in questo caso, se manca la professionalità, l’audit perde totalmente il suo significato;
Riservatezza, si tratta di sicurezza delle informazioni;
Indipendenza, da parte dell’auditor, alla base anche dell’imparzialità e dell’obiettività di tutto il processo di audit (ciò vale in particolare nel caso di audit interni, ossia svolti da personale interno);
Approccio basato sull’evidenza, ossia il metodo utilizzato, il quale deve garantire che le conclusioni dell’audit siano affidabili e riproducibili in un processo di audit sistematico.
Audit di gestione: il programma dell’audit
Il programma dell’audit, ovviamente, deve essere preparato in anticipo (soprattutto per il fatto che il processo non si esaurisce in pochi giorni, ma può durare diversi mesi). Non solo, è necessario predisporlo tenendo conto dell’intervento che deve essere fatto e di tutte le aree che è necessario coprire.
Il programma può essere riassunto in pochi passi:
Definizione degli obiettivi del programma di audit, passo fondamentale e necessario per sviluppare i successivi punti;
Definizione del programma di audit (in questo caso il riferimento va ai ruoli, alle responsabilità, alle competenze, etc)
Attuazione del programma di audit, ossia con riguardo agli obiettivi, ai metodi, alle assegnazioni ai membri del gruppo di audit, etc. (in questo punto rientra lo svolgimento dell’audit vero è proprio, quindi l’esame delle aree e dei sistemi adottati);
Monitoraggio del programma di audit;
Riesame e miglioramento del programma di audit, da stabilire soprattutto in quanto è molto difficile, se non impossibile, che il programma stabilito sia già perfetto e non necessiti di aggiustamenti.
Audit di gestione: i risultati
A seguito dello svolgimento dell’audit i risultati, essenzialmente, saranno:
Non conformità (quindi il risultato è negativo, l’azienda non risulta conforme al dettato della norma)
Conformità/buone prassi (un risultato positivo, vengono indicate solo le buone prassi, eventualmente, da seguire)
Opportunità di miglioramento e raccomandazioni (anche questo è un risultato abbastanza positivo, ma vengono indicati le aree in cui è necessario migliorare)
Il rapporto finale dovrà necessariamente comprendere una esaustiva relazione sulle risultanze e quanto detto in precedenza, soprattutto perché il risultato finale non può essere compreso se non vengono prima chiariti gli obiettivi che si intendeva raggiungere, il percorso seguito dall’auditor nell’esaminare le varie aree e le modalità di analisi adottate.
Oltre ciò, nel caso in cui vi siano delle mancanze o risulti una non conformità, nella relazione finale dovranno essere inserite anche le indicazioni necessarie per poter attuare un miglioramento della gestione in modo che al successivo audit risulti il cambiamento e l’eventuale conformità alla norma.
I punti a cui adempiere sono tanti, non sempre di facile comprensione. Per questo è cosa buona e giusta affidarsi ai consulenti esperti. Attraverso la presenza costante e il monitoraggio delle attività, il professionista ha la tranquillità che tutti i punti della normativa siano presidiati e che la conformità sia mantenuta nel corso del tempo.