Che cos'è (o che cos'era) il Registro Antiriciclaggio (o Registro della Clientela), da quando non è più obbligatorio e le nuove normative sulla conservazione dei dati [Antiriciclaggio]
Ei fu. Siccome immobile, Dato il mortal sospiro, Stette la spoglia immemore […]
Il cinque maggio (1821), di Alessandro Manzoni
Ei fu, diceva Alessandro Manzoni riferendosi Napoleone Bonaparte. A costo di sembrare un po’ arroganti, si potrebbe dire lo stesso anche del Registro Antiriciclaggio (o Registro della Clientela), uno degli strumenti più importanti nella lotta e nel contrasto al reato di riciclaggio. Almeno, lo era fino alla pubblicazione del testo del d.lgs. 231/2007.
In vigore a partire dal 4 luglio 2017, infatti, la nuova normativa non prevede più l’obbligo di tenuta dell’Archivio Unico Informatico (AUI) e del Registro della Clientela. Tuttavia, la situazione reale può cambiare a seconda dei soggetti interessati (e dalle loro dimensioni). In altre parole: se per le banche e gli altri intermediari finanziari è legittimo (e prevedibile) pensare che gli stessi non abbandoneranno mai tali presidi informatici, la situazione è diversa per quanto riguarda i professionisti: se da un lato si semplificano formalmente le attività di tenuta e di gestione della documentazione relativa alla clientela, dall’altro si rischia di privarli di uno strumento di lavoro che, a ben vedere, è forse quello più sicuro per verificare l’adempimento degli obblighi antiriciclaggio.
Che cos’è (o che cos'era) il Registro Antiriciclaggio
Per contrastare qualsiasi attività di antiriciclaggio e di finanziamento del terrorismo, attraverso il d.lgs. 231/2007 il Governo italiano, rispondendo alle normative imposte dall’Unione Europea, ha istituito per i professionisti l'obbligo della detenzione di un Registro Antiriciclaggio detto anche "Registro della Clientela". Uno strumento di monitoraggio e controllo a cui erano vincolate specifiche categorie di professionisti, quali: dottori commercialisti, CED, CAF, notai, avvocati, revisori contabili, agenti immobiliari e società di recupero crediti.
Che cos’è, o meglio: che cos’era il Registro Antiriciclaggio? Il Registro 231, come il numero del decreto che lo ha emesso, non è altro che un registro fatto di carta o in versione digitale, in cui ogni professionista interessato aveva l’obbligo di trascrivere, senza eccezione alcuna, i dati identificativi dei clienti con cui un'azienda, una società o un professionista intreccia un rapporto di scambio di natura economica, sia che si trattino di persone fisiche che giuridiche.
Per fare un esempio pratico, questo vuol dire che nel caso di persone fisiche il professionista sarà obbligato a inserire dati quali: nome, cognome, codice fiscale, indirizzo. Nell'eventualità di persone giuridiche, il professionista sarà obbligato a inserire dati quali: sede legale, ragione sociale, partita IVA.
Per essere conforme alla Legge, il Registro della Clientela andava, poi, numerato progressivamente e siglato pagina per pagina da colui che era stato nominato addetto alla sua gestione e che se ne assumeva la responsabilità. Non sono ammessi spazi bianchi. Nel registrare la clientela, il decreto 231/2007 imponeva l'obbligo di registrazione entro e non oltre i 30 giorni dal momento del mandato, pena pesanti sanzioni amministrative.
Va, poi, sottolineato che il compito di trascrizione non si esauriva nella tempestiva immissione dei dati entro il termine perentorio, ma al fine di una corretta tenuta del documento e della corrispondenza dei dati, gli stessi andavano ovviamente aggiornati nel caso di varianti nel rapporto tra professionista e cliente.
Registro Antiriciclaggio: le sanzioni
Nel vigore delle vecchie norme gli avvocati, i notai, i commercialisti e gli altri “professionisti” destinatari degli obblighi antiriciclaggio che omettevano di dotarsi di un archivio informatico o di un registro della clientela, rischiavano una sanzione amministrativa pecuniaria da 5.000 a 50.000 euro.
L'art."648 bis" del codice penale, del resto, qualifica il riciclaggio come un delitto. Ragion per cui osservare la norma è importante non solo per non incorrere in sanzioni amministrative, ma anche per evitare di essere perseguibili penalmente per aver ostacolato la Legge nell'omissione di una prova.
Il Registro della Clientela poteva essere sottoposto a controllo delle Autorità con apposita richiesta. Prima che venisse dichiarato non più obbligatorio, ogni professionista aveva l'obbligo per Legge di fornire il registro cartaceo entro 72 ore dalla richiesta delle Autorità competenti. Altresì, il professionista aveva il dovere di conservare i registri per almeno 10 anni dalla fine del rapporto lavorativo. L’obbligo aveva un fine investigativo e probatorio: in sede di controllo legale, i Registri costituivano elemento di prova in procedimenti di natura penale per dimostrare la sussistenza di attività illecite qualificabili nei delitti di riciclaggio.
Registro Antiriciclaggio: da quando non è più obbligatorio
Di conseguenza, a far data dal 4 luglio 2017, si è verificata l’abolizione di una serie di illeciti amministrativi non più previsti come tali dalla nuova normativa, tra i quali:
illeciti per violazione degli articoli 37, 38 e 39 del previgente d.lgs. 231/2007 (omessa o irregolare istituzione o tenuta dell’Archivio Unico Informatico e del Registro della clientela, sanzionati dagli articoli 57, commi 2 e 3), non essendo più previsto l’obbligo di istituzione dei suddetti registri;
illeciti per violazione degli obblighi di registrazione di cui all’articolo 36 del previgente d.lgs. 231/2007, non essendo più previsto l’obbligo di istituzione dei suddetti registri.
Inutile dire che la decisione ha suscitato diverse grida di gioia. Tuttavia, al di là del venir meno di un obbligo organizzativo spesso considerato soltanto alla stregua di un impiccio fastidioso, imposto ad alcune categorie di soggetti che si trovavano costretti a dotarsi di strumentazione digitale per sostituire i registri cartacei, l’adozione e l’utilizzo di un archivio informatico, e non solo cartaceo, a supporto delle attività e procedure antiriciclaggio del professionista sono, a ben vedere, ancora esigibili, almeno sul piano strettamente pratico (anche a seguito delle nuove norme entrate in vigore a luglio scorso).
Registro Antiriciclaggio: le nuove normative sulla conservazione dei dati
A questo proposito, infatti, gli articoli da 31 a 34 del decreto antiriciclaggio – che oggi descrivono i contenuti degli obblighi di conservazione e le relative modalità di adempimento – prevedono, a carico dei destinatari:
l’obbligo di conservazione delle informazioni per un minimo di 10 anni;
l’obbligo di indicare: la data di instaurazione del rapporto continuativo o del conferimento dell'incarico; i dati identificativi del cliente, del titolare effettivo e dell'esecutore e le informazioni sullo scopo e la natura del rapporto o della prestazione; la data, l'importo e la causale dell'operazione; i mezzi di pagamento utilizzati;
l’obbligo di rendere noti i soggetti legittimati ad alimentare il sistema di conservazione e accedere ai dati e alle informazioni ivi conservati;
l’obbligo di assicurare: l'accessibilità completa e tempestiva ai dati e alle informazioni da parte delle Autorità; la tempestiva acquisizione, da parte del soggetto obbligato, dei documenti, dei dati e delle informazioni, con indicazione della relativa data (entro 30 giorni decorrenti: dall'instaurazione del rapporto continuativo o dal conferimento dell'incarico; dall'esecuzione dell'operazione o della prestazione professionale; dalla variazione e dalla chiusura del rapporto continuativo o della prestazione professionale); l'integrità dei dati e delle informazioni e la non alterabilità dei medesimi successivamente alla loro acquisizione; la trasparenza, la completezza e la chiarezza dei dati e delle informazioni nonché il mantenimento della storicità dei medesimi;
l’obbligo di trasmissione dei dati aggregati (previsto solo per banche e operatori finanziari).
Nessuna pietà, quindi, per chi non assolva alle normative antiriciclaggio qui citate. L’obbligo di tenere il supporto dell’Archivio Unico Informatico (AUI) e il Registro Antiriciclaggio potrà anche essere venuto meno, ma questo non significa che qualsiasi professionista sia esente dal rispetto e dalla conservazione dei dati dei suoi clienti.
I punti a cui adempiere sono tanti, non sempre di facile comprensione. Allo stesso tempo, però, la normativa antiriciclaggio cambia forma molto velocemente, mentre i rischi per chi non si adegua alle linee guida sono sempre altissimi, così come le sanzioni. Per questo è cosa buona e giusta affidarsi ai consulenti esperti. Attraverso la presenza costante e il monitoraggio delle attività, il professionista ha la tranquillità che tutti i punti della normativa siano presidiati e che la conformità sia mantenuta nel corso del tempo.