Dalla gestione dei controlli in ingresso agli adempimenti privacy per una corretta compliance aziendale, con l’introduzione dell’obbligo del Green Pass, cambiano le regole per l’accesso ai luoghi di lavoro. Tutto quello che c’è da sapere.
Green Pass o non Green Pass? Questo è il dilemma, o quantomeno il trend topic per eccellenza in questi giorni di ripresa di tutte le attività lavorative nella loro dimensione più "tradizionale", in presenza.
Con il decreto-legge 21 settembre 2021, n. 127 (“Misure urgenti per assicurare lo svolgimento in sicurezza del lavoro pubblico e privato mediante l'estensione dell'ambito applicativo della certificazione verde COVID-19 e il rafforzamento del sistema di screening”), pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 226 del 21/09/2021, lo Stato Italiano ha introdotto l’obbligo generalizzato, sia per lavoratori pubblici sia per quelli privati, di possesso del Green Pass ai fini dell’accesso ai luoghi di lavoro, salvo per quelli esonerati dalla campagna vaccinale (per i quali è necessaria la certificazione medica di esenzione).
Non solo, sempre dal 15 ottobre fino al 31 dicembre i datori di lavoro (pubblici e privati) dovranno provvedere al rispetto di dette norme e alla definizione delle modalità operative per l’organizzazione dei controlli, i quali non dovranno obbligatoriamente essere fatti a tutti i dipendenti, ma potranno essere fatti anche a campione.
Nel caso in cui il lavoratore non fosse in possesso del Green Pass, il decreto-legge prevede che questi non potrà entrare nella struttura e che sarà ritenuto assente ingiustificato e, inoltre, che non saranno dovuti la retribuzione e/o altri compensi.
Tutti dicono “Green Pass”: che cos’è e che cosa significa
Che cos'è il Green Pass?
Il Green Pass serve ad attestare la presenza di vaccinazione, guarigione dal virus o esito negativo del tampone e può essere presentato in formato digitale e in formato cartaceo.
Oltre ciò, contiene altri dati personali, ossia nome, cognome, data di nascita e l’identificativo univoco del Certificato (per le caratteristiche si veda l’Allegato D del DPCM del 17 giugno 2021 “Disposizioni attuative dell'articolo 9, comma 10, del decreto-legge 22 aprile 2021, n. 52”.
L’introduzione dell’obbligo di Green Pass ha così scaturito diverse polemiche. In particolare, alcuni lavoratori sostengono che in questo modo l’ipotesi del vaccino “fortemente consigliato” divenga, di fatto, quasi un’imposizione (l’alternativa è l’obbligo di presentarsi sul posto di lavoro con un tampone valido ogni 2 giorni). Il tampone infatti non è gratuito, ma ha un costo, anche se calmierato, di notevole impatto per chi non può accedere allo smart-working. Ma le polemiche hanno interessato anche un altro punto fondamentale legato al Green Pass e alla conservazione dei dati personali.
Il Green Pass mette a rischio i dati personali?
A titolo informativo, dal punto di vista della privacy, il Green Pass tratta solo dati personali che, se combinati con il suo significato o con la certificazione del medico attestante l’esenzione dalla campagna vaccinale, possono essere desunti dei dati particolari (in particolare riguardo allo stato di salute).
La verifica della Certificazione deve avvenire (come previsto dall’Allegato B del DPCM del 17 giugno 2021) esclusivamente dall’App VerificaC19, la quale non registrerà alcun dato (neanche sul dispositivo del controllore) e che permetterà la visione dei soli dati necessari al controllo (nome, cognome, data di nascita e codice univoco). Al contrario, il mancato possesso del Green Pass, che comporta l’assenza ingiustificata, non può rientrare nella categoria dei dati particolari, in quanto le motivazioni dietro il mancato possesso possono essere plurime e, di conseguenza, non desumibili dal semplice non possesso.
Il citato DPCM, all’art 13, prevede che “l'attività di verifica delle certificazioni non comporta, in alcun caso, la raccolta dei dati dell'intestatario in qualunque forma” ma nulla prevede nel caso di mancata presentazione del Green Pass, ciò vuol dire che non si potranno registrare i dati relativi ai certificati verdi.
Il Garante, in risposta i numerosi quesiti sul Green Pass, ha affermato la legittimità della procedura di verifica (anche in zona bianca) qualora questa “si limiti alla ai soli dati effettivamente indispensabili alla verifica della sussistenza del requisito soggettivo in esame (titolarità della certificazione da vaccino, tampone o guarigione), alle operazioni a tal fine necessarie e segua le modalità indicate dal dPCM 17 giugno 2021, attuativo dell’art. 9 del d.l. n. 52 del 2021”.
Al contrario, il caso di certificazione di esenzione dalla campagna vaccinale dovrà essere oggetto di garanzie maggiori, onde evitare la rilevazione di dati eccedenti alle finalità perseguite (con particolare riferimento ai dati relativi allo stato di salute), in ossequio al principio di minimizzazione.
Nota bene: con riguardo al trattamento effettuato dai datori di lavoro, la base giuridica non potrà che essere quella dell’adempimento di un obbligo legale (art 6 lett C) GDPR) unitamente all’esercizio di diritti o assolvimento di obblighi del datore di lavoro o dell’interessato in materia di diritto del lavoro e della sicurezza sociale (art. 9.2 lett B) GDPR), i quali andranno specificati in base alla natura pubblica o privata del datore di lavoro (rispettivamente artt. 1 o 3 del decreto-legge 21 settembre 2021, n. 127).
Green Pass: quali sono gli obblighi dei datori di lavoro
I datori di lavoro, in base a quanto stabilito dal decreto-legge, dovranno adoperarsi (entro il 15 OTTOBRE 2021) delle verifiche di possesso e controllo del Green Pass per l’accesso ai luoghi di lavoro, che dovranno essere fatte preferibilmente al momento dell’ingresso, e dovranno individuare, tramite atto formale, i soggetti deputati al controllo, che in ogni caso dovranno essere istruiti sulle modalità.
Oltre ciò dovranno gestire efficacemente le questioni derivanti dalle assenze non giustificate dei lavoratori non in possesso del Green Pass.
In altri termini, il datore di lavoro dovrà formalizzare in un apposito piano organizzativo gli strumenti da utilizzare per la verifica del Green Pass (tablet, smartphone o simili, personali o aziendali) sui quali installare l’App VerificaC19 predisposta e approvata dal dall’Allegato B del DPCM del 17 giugno 2021, le modalità operative di controllo, ossia su tutto il personale o a campione e se effettuarlo all’ingresso nella struttura o successivamente, tenendo conto che, in caso di verifiche a campione e in caso di verifica successiva all’ingresso nella struttura, dovrebbe giustificare tali scelte e, in particolare per il controllo a campione, stabilirne i criteri.
Sotto l’aspetto anche privacy, il datore di lavoro dovrà redigere apposita informativa da rendere accessibile a tutti, o tramite invio/consegna personale o tramite affissione all’ingresso. Inoltre, dovrà individuare il/i soggetto/i autorizzati al controllo tramite un atto formale di autorizzazione, il quale, come per le autorizzazioni al trattamento dei dati da parte dei dipendenti, sarebbe meglio se comprendesse anche le istruzioni operative (o almeno facesse riferimento all’apposito regolamento).
Infine, egli dovrà istruire gli addetti all’ufficio del personale, o comunque coloro che si occupano delle questioni inerenti il personale, della corretta gestione delle assenze ingiustificate, soprattutto in riferimento all’emissione delle buste paga.
