Quali sono i passaggi da seguire in un processo di audit, chi è il soggetto designato a tale compito e quali sono le informazioni da acquisire?
Con il termine audit si intende un processo, o meglio una valutazione volta a ottenere delle evidenze relativamente a un determinato oggetto e valutarle con obiettività, al fine di stabilire in quale misura i criteri prefissati siano soddisfatti o meno.
Paracadutandoci nel mondo 231, il termine “audit” viene utilizzato per indicare il processo che viene compiuto dall’organismo di vigilanza (ODV) direttamente sul Modello 231. L’organismo di vigilanza, infatti, nel corso del suo mandato deve effettuare attività di audit sul Modello 231 volte a comprendere le modalità di gestione dei processi e di verifica del rispetto dei principi di controllo (contenuti nelle parti speciali).
A seguito di quest’analisi l’Organismo di vigilanza (ODV) suggerirà le eventuali azioni da intraprendere al fine di rendere più aderente alla normativa e al modello i processi aziendali. Non solo, grazie al suo intervento potranno essere evidenziate possibili carenze nel disegno dei controlli e la loro effettiva applicazione.
Sinteticamente, l’attività di audit, oltre a identificare eventuali carenze, deve essere volta anche all’educazione dei soggetti coinvolti.
Il processo di audit: come si fa [Modello 231]
Il processo di audit sul Modello 231, in termini strettamente operativi, per essere efficace, efficiente e non rallentare il lavoro degli addetti dovrebbe seguire delle fasi ben definite.
Le fasi da seguire possono essere riassunte in pochi passaggi:
Individuazione dell’area maggiormente a rischio;
Definizione degli obiettivi dell’audit, dell’auditor, dell’ambito di intervento e delle tempistiche;
Definire il piano dei controlli e l’elenco dei documenti da visionare e/o allegare;
Effettuare i controlli;
Preparare il rapporto di audit contenente evidenze documentali e le criticità rilevate;
Predisporre le azioni di miglioramento;
Pianificare un successivo audit di controllo.
L’auditor, chiaramente, non potrà essere un soggetto casuale, ma dovrà essere una persona (o più persone) che posseggano una formazione di base sull’area aziendale e sulla tematica oggetto di verifica, che posseggano le competenze tecniche necessarie sulla materia oggetto di verifica, altrimenti il rischio è che l’intero processo di audit risulti malfatto o superficiale e, di conseguenza, potenzialmente non correttivo di eventuali carenze o imprecisioni presenti nel Modello 231.
I punti a cui adempiere in effetti non sono sempre di facile comprensione: per questo è cosa buona e giusta rivolgersi sempre a consulenti esperti. Attraverso la presenza costante e il monitoraggio delle attività, il professionista ha la tranquillità che tutti i punti della normativa siano presidiati e che la conformità sia mantenuta nel corso del tempo.