Banca D’Italia ha rinnovato le “Disposizioni in materia di adeguata verifica della clientela per il contrasto del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo” del 30/07/2019, un documento che ci offre ottimi spunti di riflessione sulla gestione antiriciclaggio dei professionisti. Ecco tutto quello che avete bisogno di sapere.
Con il Provvedimento del 16/02/2024, Banca D’Italia di fatto rinnova le “Disposizioni in materia di adeguata verifica della clientela per il contrasto del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo” del 30/07/2019 (già modificato il 13/06/2023), un documento che è dedicato a Banche e Intermediari Finanziari, ma che ci offre ottimi spunti di riflessione sulla gestione AML dei Professionisti.
Cos’è l’adeguata verifica?
L’adeguata verifica è un’attività di controllo, raccolta dati e valutazione che tutti i soggetti obbligati in materia di antiriciclaggio devono attuare e che si può riassumere in:
Identificazione del cliente o dell’esecutore della prestazione professionale richiesta;
Identificazione del titolare effettivo (ove necessario);
Verifica circa la veridicità e la completezza dei dati forniti;
Acquisizione delle informazioni sui motivi della prestazione professionale richiesta e sulla sua correttezza.
Informazioni tutte che dovranno essere, poi, riportate, nel termine di 30 giorni, da ogni professionista nel fascicolo antiriciclaggio (AML) dedicato.
Identificazione antiriciclaggio (AML) - Persona fisica
Il provvedimento di Banca D’Italia ci conferma che dobbiamo distinguere le modalità di identificazione del cliente e/o esecutore da quelle utilizzate per il titolare effettivo.
Nel caso il cliente (o esecutore) sia una persona fisica, la regola è procedere all’identificazione in presenza così da poter verificare la corrispondenza tra le generalità dichiarate e i documenti di riconoscimento forniti, oltre al controllo circa le posizioni ricoperte ed i conseguenti poteri assegnati. Tuttavia, si prevedono delle deroghe all’identificazione in presenza quando i dati forniti sono verificabili attraverso:
atti pubblici, scritture autenticate o certificati;
identità digitale con un massimo livello di sicurezza;
dichiarazioni di rappresentanza diplomatica e autorità consolare italiana;
precedenti rapporti professionali.
Non è, quindi, prevista, secondo il Provvedimento di Banca D’Italia, l’identificazione da remoto; ciò non toglie che questa possa essere attuata dal singolo professionista, laddove all’interno del proprio manuale delle procedure antiriciclaggio abbia previsto tutte le modalità del procedimento atte a garantire la veridicità delle informazioni raccolte.
Identificazione antiriciclaggio (AML) - Titolare effettivo
Per quanto riguarda i titolari effettivi, invece, non c’è l’obbligo di identificarli in presenza, ma l’esecutore deve fornire le loro generalità e il Professionista deve procedere alla verifica “attraverso il confronto con quelli desumibili da una fonte affidabile e indipendente di cui è acquisita e conservata copia, in formato cartaceo o elettronico”.
Ecco, dunque, che per i Professionisti non vige l’obbligo di conservare i documenti di riconoscimento dei titolari effettivi all’interno del fascicolo AML dedicato, ma solo la prova di aver effettuato i necessari controlli circa l’autenticità delle informazioni.
Identificazione antiriciclaggio (AML) - Quando va effettuata l’adeguata verifica?
L’adeguata verifica va effettuata sempre per i rapporti continuativi e solo in alcuni casi specifici per i rapporti occasionali.
A titolo esemplificativo si ritiene che una prestazione occasionale che prevede operazioni unitarie o frazionate di importi pari o superiore a € 15.000,00 debba essere oggetto di adeguata verifica; di conseguenza, se devo redigere un contratto di affitto con un canone di locazione complessivo di importo pari o superiore ad € 15.000,00 dovrò identificare il cliente e procedere con la sua valutazione del rischio.
Inoltre, l’adeguata verifica va costantemente aggiornata attraverso il controllo costante (di durata variabile a seconda del livello di rischio assegnato) del cliente e delle informazioni acquisite, così da mantenerle sempre aggiornate, veritiere ed effettive.
Identificazione antiriciclaggio (AML) - Se nel corso del mandato professionale non posso procedere all’adeguata verifica come mi devo comportare?
Qualora il soggetto obbligato AML si trovi nell’impossibilità di verificare l’attualità delle informazioni del cliente, informazioni di cui è entrato già in possesso in sede di controllo periodico, è assoggetto all’obbligo di astensione alla prosecuzione del rapporto professionale con il conseguente obbligo di valutare se procedere o meno alla segnalazione del cliente stesso. In altre parole: davanti all’impossibilità di verificare se le informazioni già acquisite siano ancora valide e veritiere (e la conseguente impossibilità di aggiornare le informazioni con la collaborazione del cliente/esecutore), il professionista/soggetto obbligato AML dovrà necessariamente astenersi dalla prestazione professionale.
In ogni caso, il consiglio è mettere sempre per iscritto i motivi dell’astensione e dell’eventuale decisione di non segnalare, così da poter sempre tenere traccia delle valutazioni eseguite e delle fonti di controllo utilizzate.
Quindi?
In conclusione, il provvedimento di Banca D’Italia, seppur dedicato a specifici soggetti obbligati individuando i passaggi cardini della materia, permette a tutti di ripassare e verificare se la propria gestione antiriciclaggio (AML) è in linea con la più recente normativa nazionale ed europea.