La profilazione dei clienti attraverso l’utilizzazione di modelli completi e adeguati sia rispetto alla normativa, sia rispetto alle peculiarità individuate dal proprio organismo di appartenenza, è di fondamentale importanza. Spieghiamo il perché.
Spesso chi si affida a Nimble sottovaluta l’importanza della profilazione dei propri clienti attraverso l’utilizzazione di modelli completi e adeguati sia rispetto alla normativa, sia rispetto alle peculiarità individuate dal proprio organismo di appartenenza.
Per questo, oggi ritorniamo ancora una volta sul tema dell’adeguata verifica, per comprenderla meglio da un punto di vista operativo.
Cosa si intende per adeguata verifica della clientela?
Per adeguata verifica della clientela, come già più volte ribadito nel nostro blog e nelle dirette formative organizzate da Nimble (sfoglia il calendario per scoprire tutti i nostri prossimi eventi), si intende tutto ciò che comprende l'identificazione del cliente e la verifica delle informazioni fornite ai fini della profilazione del rischio.
In altre parole, si tratta della procedura antiriciclaggio per eccellenza che ogni soggetto obbligato deve necessariamente prevedere all'interno della sua professione ed applicare ad ogni cliente con cui entra in contatto.
Quali sono i documenti che il soggetto obbligato deve avere nel fascicolo del cliente?
Il primo passaggio fondamentale da rispettare quando si riceve l’incarico da un nuovo cliente è la Sua identificazione, ovvero - oltre al controllo circa la veridicità delle informazioni e dei documenti forniti - la compilazione di un modulo dedicato in cui riportare sia i dati sensibili del cliente che dell’esecutore, l’individuazione dei titolari effettivi e la descrizione della prestazione professionale.
Successivamente, il consulente dovrà raccogliere la dichiarazione del cliente ex art. 22 D.Lgs. n. 231/2007 che costituisce autocertificazione delle informazioni ivi contenute. Informazioni che devono essere confrontate con quelle acquisite in fase di identificazione.
Infine, per terminare la profilazione è necessario procedere alla valutazione del cliente. Con questo documento il soggetto obbligato di fatto assegna un valore di rischio al cliente (da non significativo a molto significativo) rispetto alla sua struttura organizzativa, all’attività svolta, al comportamento, all’area geografica in cui opera ed alla prestazione professionale richiesta, al fine di calcolare il rischio effettivo ed il rischio specifico da assegnare al cliente.
Come assegnare il livello dell’adeguata verifica?
Il livello di adeguata verifica (semplificata, ordinaria, rafforzata) è assegnato al cliente rispetto al rischio effettivo calcolato, cioè attraverso la ponderazione del rischio della prestazione professionale pattuita (di regola stabilito dall’ordine professionale di appartenenza) e il rischio specifico di esposizione del cliente.
Fanno eccezione a questo conteggio alcuni casi particolari per i quali è sempre preferibile assegnare un controllo rafforzato, ad esempio in presenza di persone politicamente esposte.
Quali documenti allegare al fascicolo?
Vi sono documenti obbligatori e documenti facoltativi; ovviamente quelli che non devono mancare sono i documenti obbligatori!
Tra quelli obbligatori abbiamo il documento di riconoscimento del cliente e/o dell’esecutore, gli estratti dai pubblici registri con cui abbiamo verificato la correttezza delle informazioni e identificato i titolari effettivi. Alcuni professionisti vorrebbero anche il mandato tra i documenti obbligatori; in realtà, anche se fortemente voluto dagli istituti di autoregolamentazione, la normativa non ritiene fondamentale la sua presenza all’interno del fascicolo, purché la prestazione professionale sia accuratamente descritta ed individuata.
Perché il controllo costante è importante?
Il controllo costante o adeguata verifica periodica va effettuata periodicamente per verificare non solo se le informazioni sul cliente sono aggiornate, ovvero se il rischio assegnato inizialmente è in linea con le conoscenze acquisite in corso di prestazione professionale o è possibile procedere ad una migliore profilazione.
In conclusione, il fascicolo del cliente non è formato da documenti statici nel tempo, ma deve necessariamente evolversi con le modifiche del cliente e/o nel rispetto delle nostre conoscenze sul cliente e sull’attività svolta.