L’adeguata verifica non è una perdita di tempo e soprattutto non può essere standardizzata, ma deve essere personalizzata e studiata per ogni singolo cliente.
Si sa, molti soggetti obbligati in materia di antiriciclaggio vivono la loro posizione come una complicazione burocratica rispetto alle loro attività quotidiane, al punto che l’adeguata verifica (intesa come profilazione del rischio) è spesso standardizzata per tutti i clienti con la convinzione “l’ho fatta, è nel fascicolo, nessuno mi può contestare niente…”
Purtroppo, ça va sans dire, non è così!
Seppur vero che l’adeguata verifica è frutto di una valutazione discrezionale da parte del soggetto obbligato, è altrettanto vero che non solo non può essere standardizzata, ma deve essere personalizzata e studiata per ogni singolo cliente.
Cosa si intende per adeguata verifica della clientela?
Per adeguata verifica dobbiamo intendere tutto ciò che comprende l'identificazione del cliente e la verifica delle informazioni fornite ai fini della profilazione del rischio. Questo significa che l'adeguata verifica è di fatto la procedura antiriciclaggio per eccellenza che ogni soggetto obbligato deve necessariamente prevedere all'interno della sua professione ed applicare ad ogni cliente con cui entra in contatto.
Quali sono i passaggi dell'adeguata verifica?
Per fare una corretta adeguata verifica il primo passaggio fondamentale è l'identificazione del cliente - ovvero dell'esecutore - e dei titolari effettivi. Informazioni che in prima battuta dovrebbero esserci state fornite dalla persona con cui stiamo interagendo.
Raccolte queste informazioni, il soggetto obbligato dovrebbe verificarle attraverso l’analisi della documentazione di cui può disporre, ovvero ricercare, ai fini della profilazione del cliente.
Una volta ottenute e verificate le informazioni sul cliente è possibile procedere alla profilazione del rischio, che deve necessariamente considerare la natura giuridica, l'eventuale presenza di persone politicamente esposte o con cittadinanza e residenza estera, l'attività svolta e l'area geografica di ubicazione e di destinazione della stessa, oltre ad alcune considerazioni sulla propria prestazione professionale.
Va da sé l'impossibilità di standardizzare la profilazione del cliente in base alla tipologia di appartenenza.
Quando si deve ripetere l'adeguata verifica?
L'adeguata verifica va fatta per la prima volta all'atto del conferimento dell'incarico attraverso la compilazione dei rispettivi modelli e comunque non oltre i 30 giorni. Successivamente, si farà adeguata verifica a scadenze più o meno lunghe a seconda del rischio assegnato al cliente.
Tuttavia, si deve procedere all'adeguata verifica, indipendentemente dal termine temporale del rischio assegnato, ogni qualvolta ci siano e ci vengano comunicate delle modifiche del cliente (cambio di residenza, modifica dell'assetto societario, eccetera) poiché in questo caso si rende necessario non solo l'aggiornamento del fascicolo del cliente, ma anche una rivalutazione dello stesso in materia di antiriciclaggio.
Adeguata verifica e fascicolo del cliente: sono la stessa cosa?
Seppur in molti tendano a considerare l'adeguata verifica sinonimo del fascicolo del cliente in materia di antiriciclaggio, è bene precisare che si tratta di due concetti distinti.
Il primo corrisponde alla procedura obbligata in materia di antiriciclaggio, il secondo invece rappresenta l'adempimento ed è il mezzo per conservare tutta la documentazione raccolta e i modelli utilizzati per l'identificazione e la profilazione del cliente, per tutta la durata della prestazione professionale.
Questo significa che all'interno del fascicolo del cliente ci saranno tante adeguate verifiche quanto le modifiche del cliente o della prestazione professionale pattuita.
Odi et amo, quindi, ma l’adeguata verifica della clientela, così come tutte le procedure antiriciclaggio, si devono armonizzare con la professione svolta quotidianamente. Solo in questo modo si potrà sempre porre in essere un'adeguata verifica corrett, senza l'accumulo degli adempimenti antiriciclaggio.